¿Sabe cuáles son los pilares de un programa de compliance eficaz?
Para que su programa de compliance sea realmente eficaz, debe construirse sobre fundamentos sólidos que garanticen una actuación ética y transparente. Conozca en este post cada uno de ellos y cómo incorporarlos a su empresa.
1. Los pilares del compliance son fundamentales para garantizar que las organizaciones actúen de forma ética y transparente.
2. Cuando se implementan y siguen correctamente, ayudan a las organizaciones a evitar riesgos, mantener la conformidad reglamentaria y proteger su reputación.
3. Las empresas deben tener en mente que los pilares del compliance ayudan en la gestión tanto de los riesgos específicos de cada país como de los inherentes a la naturaleza de cada organización.
El compliance es un tema cada vez más importante en América Latina, especialmente después de las grandes operaciones contra la corrupción llevadas a cabo en los últimos años. En medio de este escenario, empresas de todos los sectores han reconocido la importancia de programas de compliance que contribuyan a un ambiente de negocios más ético y transparente.
Con eso en mente, presentaremos en este post los pilares que sustentan un programa de compliance realmente eficaz y su aplicación.
Las bases de una operación responsable
Los pilares del compliance son el punto de partida para las empresas que pretenden operar de forma ética y transparente. Cuando se aplican y se siguen correctamente, ayudan a las organizaciones a evitar riesgos, mantener el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables y, sobre todo, a proteger su reputación.
Las empresas deben tener en cuenta que estos pilares son extremadamente importantes, ya que ayudan en la gestión tanto de los riesgos específicos existentes como de los inherentes a la naturaleza de cada organización. Pero para ello, es necesario seguir fielmente cada uno de estos fundamentos; sólo así las empresas conseguirán construir un ambiente de negocios confiable y responsable, que inspire la confianza de los clientes y de la comunidad en general.
Los cimientos de un programa de compliance sólido
Vea a continuación cuáles son los principales pilares del compliance:
1. Compromiso de la alta dirección
El compromiso de la alta dirección de la empresa es esencial para el éxito de un programa de compliance. En Brasil, por ejemplo, es común que las organizaciones establezcan comités de compliance dirigidos por la alta dirección. Según la Ley Anticorrupción Brasileña (Ley n.º 12.846/2013), la alta dirección debe demostrar su compromiso con la prevención y la lucha contra la corrupción.
2. Código de conducta y ética
La adhesión a principios éticos y normas de conducta es una de las bases de todo programa de compliance. Por ello, las empresas suelen definir códigos de conducta y ética que reflejen sus valores y objetivos. La distribución y ejecución del código debe abarcar a todos los colaboradores, independientemente de su cargo o jerarquía.
3. Análisis de riesgos
El análisis de riesgos es fundamental para que el programa de compliance esté siempre actualizado y adecuado a los riesgos del momento. Las empresas deben considerar los riesgos específicos del país, como la corrupción y el soborno, al realizar el análisis de riesgo.
4. Políticas y directrices
Las políticas y directrices son documentos que detallan las expectativas de la empresa en relación a la conducta de sus empleados en diversas situaciones. Es imprescindible que las empresas basen sus políticas y directrices en las leyes y reglamentos vigentes, más allá de los valores y objetivos institucionales. Para garantizar la adhesión a las modificaciones de las leyes y reglamentos, se recomienda que las políticas y directrices se revisen con frecuencia.
5. Capacitación y concientización
La formación y la conciencia son elementos indispensables para garantizar que los empleados comprendan las políticas y directrices de la organización, así como los riesgos asociados a su incumplimiento. Las empresas deben ofrecer formación periódica adaptada a las necesidades específicas de los empleados y los departamentos. También es indispensable promover la conciencia periódicamente, a través de acciones internas, iniciativas de divulgación y otros recursos similares.
6. Comunicación y denuncias
La comunicación desempeña un papel primordial para garantizar que los empleados comprendan las directrices de la empresa en materia de compliance. Las empresas deben establecer canales de comunicación claros y accesibles para que los empleados informen de cualquier sospecha de incumplimiento o de violaciones del código de conducta y ética. Las denuncias deben tratarse con seriedad y confidencialidad, de acuerdo con las leyes anticorrupción.
7. Due diligence de terceros
La due diligence de terceros es un proceso para evaluar los riesgos asociados a proveedores, socios comerciales y otros terceros con los que la empresa mantiene relaciones. Las empresas deben realizar la due diligence de terceros para cumplir con los requisitos de las leyes anticorrupción. El procedimiento debe abarcar el análisis de los riesgos relacionados con la corrupción, el soborno y otras prácticas ilícitas. Además, las organizaciones deben tener políticas y directrices claras para tratar con terceros que planteen riesgos considerables.
8. Monitoreo y auditoría
El monitoreo y la auditoría son vitales para garantizar que el programa de compliance funciona correctamente y para identificar áreas de mejora. Es esencial que las organizaciones supervisen periódicamente el cumplimiento de sus políticas y directrices, además de realizar auditorías internas y externas. Los resultados de las auditorías deben utilizarse como insumo para la evolución constante del programa de compliance.
9. Investigación y reparación
Las investigaciones y las correcciones son necesarias para afrontar las infracciones del código de conducta y ética y otras actividades que no se ajustan a las normas. Es necesario establecer protocolos bien definidos para tratar las sospechas de incumplimiento y las infracciones, incluida la investigación y la aplicación de medidas correctivas. Es igualmente importante que las empresas cooperen con las autoridades reguladoras, si es necesario, para garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos.
En resumen, los pilares del compliance son fundamentales para garantizar que las organizaciones actúan de forma ética y transparente. Siguiéndolos, las empresas conseguirán salvaguardar su reputación, reducir los riesgos y mantener el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables.