Lo que debes conocer del compliance o cumplimiento normativo

Más vale prevenir que curar. Así podríamos resumir cual es la finalidad que el cumplimiento normativo, compliance o buenas prácticas empresariales tiene: la previsión y adaptación a cada caso concreto, a cada empresa, de las normas que debe cumplir,  y el establecimiento de códigos de conducta y de procedimientos de supervisión y control.

El cumplimiento normativo responde a la necesidad de identificar  y prevenir riesgos legales y de funcionamiento, y evitar que la empresa incurra en incumplimientos de los que puedan derivarse  sanciones y multas,  daños morales, pérdidas de negocio  o incluso responsabilidad penal.

Se trata de establecer una autorregulación, entendida como una forma de organizar y gestionar la empresa, adaptada,  que incluye medidas de vigilancia y control que prevengan delitos.

La responsabilidad penal de las empresas, como personas jurídicas que son, es exigible por los delitos que cometan, en su nombre o por su cuenta, sus representantes y administradores;  y quienes estando bajo la autoridad de los anteriores, han podido cometer delitos por haber incumplido aquellos los deberes de supervisión, vigilancia y control de su actividad

El porqué se han extendido los programas de compliance, especialmente entre las grandes empresas y en sectores sujetos a estricta regulación, es claro. El Código Penal español, y no es una excepción, prevé que las empresas pueden quedar exentas de la responsabilidad por los delitos cometidos por las personas que toman las decisiones o aquellos que actúen bajo la autoridad de estos si el órgano de administración ha implantado un programa de cumplimiento normativo,  y las funciones de supervisión del mismo han sido encomendadas a un órgano con poderes autónomos o, en el caso de las pymes, han sido asumidas por el propio órgano de administración.

Es decir, que la adopción y ejecución de forma eficaz de un modelo de organización y gestión adecuado para prevenir delitos o reducir significativamente el riesgo de comisión, puede suponer la exención de la responsabilidad penal de la empresa. Si existe un programa de cumplimiento se entiende que se han adaptado medidas encaminadas a identificar y prevenir riesgos.

Pero recuerda que, aunque el desarrollo de los programas de cumplimiento han tenido como principio el compliance penal, este es solo una parte en la que no se agota.  Las normas de cumplimiento están relacionadas con numerosas materias: protección de datos, derecho de competencia, prevención del blanqueo de capitales, entre otras muchas.

El Manual de cumplimiento es uno de los contenidos mínimos del programa de compliance. Se trata de una guía que se pone a disposición de todos los trabajadores y colaboradores de la empresa para su conocimiento y que debe tratar los siguientes aspectos:

• Las características de la organización empresarial, su estructura funcional y jerárquica.
• La política de la empresa en materia de conducta para el cumplimiento de la ley.
• Determinación de la persona responsable de la aplicación y seguimiento del programa, sus funciones y responsabilidades. En las grandes organizaciones suele encomendarse al Oficial de cumplimiento o Compliance Officer.
• Identificación del órgano de gobierno y el personal de alta dirección.
• Análisis de riesgos de la actividad de la empresa.
• Programas de formación al personal en esta materia.
• Establecimiento de un canal de comunicación a estos efectos.
• Elaboración de un código de conducta y ética.
• Fijación de las sanciones en caso de incumplimiento.
• Aplicación de medidas para el seguimiento, detección de fallos y posibles mejoras.
• Planificación de auditorías y revisiones.

El programa de cumplimiento no es exclusivo de grandes empresas y su conveniencia no es exclusiva de sectores sometidos a una rigurosa regulación, como podría ser el caso de entidades de crédito, aunque a mayor complejidad de la actividad, mayor regulación y estructura, exista una mayor necesidad de tenerlo.

También en las pymes resulta conveniente. Si te preguntas por dónde empezar, quizás puedas aprovechar los consejos de los expertos en esta materia:

1.- Pon negro sobre blanco las normas que afectan a tu actividad y piensa en las irregularidades que podrían cometerse por mera imprudencia. De esta forma puedes hacerte una idea de las consecuencias de incumplirlas, de los riesgos.

2.- Analiza cómo trabaja tu empresa, qué peculiaridades tiene a nivel de operativa, de estructura. Ten en cuenta que el hecho de que dos empresas compartan sector de actividad no significa que compartan riesgos.

3.- Identifica procesos y personas. Ten en cuenta que el perfil de tus empleados y colaboradores además de la forma de trabajo determina el conjunto de riesgos.

4.- Déjate ayudar en esta materia. Es cierto que nadie conoce tu empresa mejor que tú y tu equipo, pero en materia de prevención de incumplimientos, hay profesionales que cuentas con experiencia y equipos multidisciplinares cuya visión puede ser de gran ayuda.